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公文格式的数字顺口溜(收藏)

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发表于 2019-12-23 17:46:35 | 显示全部楼层 |阅读模式
作者:老笔头

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公文作为一种格式规范、结构严谨的特殊文种,诸多行文细节都有详细的标准规定。这些规定根据其类别,大致可以分为定性和定量两大类。笔者通过梳理《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)(下简称《格式》)等文件,现就公文格式中部分定量规定加以总结提炼,希望能为广大机关文字工作者提供一点参考。

一、字体字号“234”

一篇公文中,大多数人都知道正文使用3号仿宋字体。但公文除正文外,还有诸多构成要素,其字体字号皆不大相同,故在制发公文时很容易出现错用字体种类和大小的情况。其实《 格式》对公文各要素的文字大小及其种类有着明确规定(由于《格式》未对“发文机关标志”的字体大小作出明确规定,故本文不对其进行分析),通过分析,不难发现一篇完整结构的公文,其字体种类大约有6种类别,字号大小一般情况下仅有三种尺寸,分别为:2号、3号和4号。公文要素字号大小具体规定见下表:

因此,我们只需记住特例,便可一次性理清公文格式中不同要素的字体大小。通过观察上表不难发现,一篇公文中,除标题使用2号字体、版记(抄送机关、印发机关和印发日期)和页码使用4号字体外,其余文字一般使用3号字体。如此就很容易区分开不同要素的字体大小,从而保证公文中字号不会出现错误。

二、页边尺寸“5678”

部分初涉办公室工作的年轻人在起草公文时, 常常新建一个word文档便开始起草文件,其实word文档中默认的页边尺寸与《格式》的要求相差甚远。因此在起草公文时,个人建议首先对页边距进行调整。根据《格式》要求,公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297 mm。同时《格式》要求:公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28 mm±1 mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。因此可以很容易算出公文用纸下白边为35 mm±1 mm、右白边为26 mm±1 mm。四个白边的尺寸从下白边开始,逆时针读数,分别为35mm、26mm、37mm、28 mm,四者的尾数连起来刚好就是“5678”,这样记数会容易很多。因此在起草公文时,应该首先在word“页面设置”中选择“页边距”附签,将页边距分别改为“上3.7厘米 ,下3.5厘米, 左2.8厘米 ,右 2.6厘米”,即可以准确地将公文的页边距固定下来。

三、文字磅数“29、35”

实际工作中,笔者经常发现不少同事对公文的行间距不是很了解,公文正文中经常出现 26磅 、27磅和28磅 等种类的行间距。究其原因,一方面是《格式》未对行间距作出浅显直白的规定,另一方面《格式》虽规定“一般每面排22行,每行排28字,并撑满版心”,但部分同事未正确设置页边尺寸, 导致出现了不同类型的行间距。其实《格式》明确指出了一行指一个汉字的高度加上3号汉字高度的7/8的距离。3号字字高约5.54 mm,加上3号汉字高度的7/8的距离,故一行约等于10.39mm,而1磅约等于0.353 mm。换算成Word文档中的磅值,正文3号字行距为29.4磅,取29磅左右。同理,公文标题2号字字高约7.7mm,加上3号汉字高度的7/8,一行约等于12.54mm,换算成Word中的磅值为35.5磅,取35磅即可。通过试验,我们将正文3号字的行距设置为29磅,结果刚好符合《 格式》规定的“一般每面排22行,每行排28字,并撑满版心”的要求,证明正文3号字行距29磅、公文标题2号字行距35磅是比较切合《格式》规定的。

四、分隔线高“25、35”

公文中除文字、符号和数字外,很容易被人忽略的就是分隔线。完整的公文格式中有两类分隔线,一是版头中的分隔线,一是版记中的分隔线,两条分隔线分别将正文与版头、正文与版记分隔开来。其中《格式》对版记中的分隔线作出了明文规定,要求版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。所以在绘制好分隔线后,将分隔线的宽度设置为15.6cm,即可满足与版心等宽的要求。此外,由于0.35mm、0.25mm换算成磅数后分别为1磅和0.7磅,因此将分隔线的粗细设置为1磅、0.7磅,便可得到《格式》所推荐的两种分隔线的高度。

除上文提及的相关数字外,公文中涉及数字的部分还有“版头的分隔线位于发文字号之下4mm的居中处” “页码的左右一字线上距版心下边缘7mm”等规定,在此不做阐述。

不可否认,公文格式除了上文提及的部分量化规定外,还有诸多定性的规定以及细节上的规定。公文写作人员需要牢记,在公文写作中认真加以区分,以保证公文在格式上符合《格式》等有关规定的要求,从而达到提升公文的质量和水准的目的。

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来源:大家公文

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